Messen in den USA: Alles anders oder doch völlig normal?

In den USA sind einige Dinge etwas anders – auch auf Messen trifft das zu. Um böse Überraschungen, die von explodierenden Kosten bis hin zur Schließung des Standes reichen, zu vermeiden, sollten Unternehmen, die erstmalig in den USA aus-stellen, die Planung ganz genau angehen.

Amerikanische Fachmessen, Konferenzen und Ausstellungen bieten Unternehmern eine ausgezeichnete Gelegenheit um Produktpalette, Marke und Unternehmen im Umfeld von lokalen und internationalen Wettbewerbern zu präsentieren, mit Interessenten ins Gespräch zu kommen oder erste Kontakte zu Vertriebspartnern zu knüpfen. Für den Markteinstieg ist eine Messebeteiligung ideal – für eine Marktexpansion ebenso. Dennoch erfordert sie von deutschen Unternehmen gerade in der Vorbereitung besondere Aufmerksamkeit.

Wie Messen in den USA zustande kommen und wer hier das Sagen hat
Amerikanische Messen sind absolute Branchentreffen; in den USA werden sie größtenteils als sogenannte „Conventions“ durch die Berufs- und Industrieverbände organisiert. Diese legen die Messe mit Tagungen und Konferenzen zusammen, deren Besuch für einige Berufsgruppen obligatorisch ist, um Fortbildungsmaßnahmen nachzuweisen und dadurch Berufszulassungen und Qualifikationen beizubehalten. Insofern ist das Rahmenprogramm rund um die Messe in Amerika genauso wichtig wie die Ausstellung selbst.

Der Verband organisiert die Messe allerdings nicht selbst; dafür beauftragt er einen „General Contractor“. Das heißt: Alle Leistungen rund um die Infrastruktur der Messe, also die Materialen für die Rahmengestaltung, die Einrichtung der Konferenz- und Ausstellungsräume, die Bereitstellung von Gabelstaplern und Liften für die Frachtbewegungen, und nicht zu vergessen, die örtlichen Gewerk-schaftsarbeiter, die exklusiv in der Halle die Arbeiten verrichten, werden von dem General Contractor angeboten. Die Preise hierfür legen Berufsverband und General Contractor unter Berücksichtigung der lokalen Vorschriften und gewerkschaftlichen Auflagen gemeinsam fest nachzulesen im Exhibitor Manual.

Bau und Design des Messestandes
Ein Messestand für alle Messeplätze dieser Welt? Das ist nicht immer sinnvoll – auch wenn verständlicherweise Wiedererkennung gewünscht ist.

Wer den eigenen Stand in die USA importieren will, sollte sich wirklich eingehend mit dem Exhibitor Manual beschäftigen. Jede Messe hat ihre eigenen, vom Veranstalter festgelegten Bauvorschriften – oft in Abhängigkeit von Standgröße und Standdesign. Ab und zu liest man hierin auch von örtlichen Auflagen, die es zu berücksichtigen gilt. Zum Beispiel, dass im Las Vegas Convention Center bestimmte Halogenlampen nicht erlaubt sind.

Generell ist festzustellen, dass dem Standbau in den Staaten weniger Bedeutung beigemessen wird als hierzulande. Natürlich sieht man die aufwendigen und teuren Konzepte. Doch mehrheitlich dominieren recht simple und konventionelle, in großen Modulen gebaute Messestände das Bild der amerikanischen Messehallen. Selbst große Firmen bedienen sich dem Baukastenprinzip: Es ist praktisch, die Stände sind in kurzer Zeit aufgebaut, aber genauso schnell auch wieder abgebaut und verpackt. Das kommt ihnen mit Blick auf die relativ kurzen Auf- und Abbauzeiten zupass. Auch sehr einfache Standbausysteme, wie „Pipe & Drape“, also Gestelle mit Abhängungen kommen in den USA durchaus zum Einsatz. Ein Messestand der in Deutschland also vielleicht durch den ein oder anderen nachsichtig belächelt werden würde, ist in den Staaten oft vollkommen akzeptabel. Was allerdings wichtig ist: eine offene Standgestaltung. Und Böden. Hohe Teppiche oder gedämpfte Bodenbeläge bieten einen besonderen Aufenthaltskomfort.

Weiterhin gilt für die USA: einfache Montage und leichtes Material. Weil die amerikanischen Gewerk-schaften auf der Messe nämlich keinen Bau sondern nur noch die Montage des Messestandes zulassen. Und selbst diese nur unter strengen Richtlinien mit regulierten Arbeitszeiten bei vergleichsweise kurzen Auf- und Abbauzeiten. Und weil Messeplätze in den USA Ausstellern im Allgemeinen nicht erlauben ihre Fracht mal eben selbst zu bewegen. Das darf nur der General Service Contractor, der diese Leistung natürlich auch berechnet. Nach Gewicht hauptsächlich. Ein Special Handling? Special Price! Wer seine Fracht gabelstaplerfähig verpackt hat, ist demnach schon mal klar im Vorteil; Euro-Paletten sind allerdings schwierig – die Amerikaner verwenden einen anderen Paletten-Standard als die Europäer.

Wer einen amerikanischen Dienstleister mit dem Standbau beauftragen will, macht sich das Leben allerdings auch nicht unbedingt leichter. Jedenfalls nicht, wenn er sich zum ersten Mal damit auseinander setzt. Das modulare System der Mietstände, wo vereinfacht ausgedrückt Materialien wiederholt aus dem Regal genommen und an Aussteller vermietet werden, ist in den USA einfach nicht so populär wie in Deutschland. Ein Messebauunternehmen zu finden, das Konzepte auf der Basis einer „Einmal-Miete“ anbietet, ist also gar nicht einfach. Man wird eher an einen Messebauer gelangen, der einen für einen bestimmten Aussteller gebauten Messestand mit veränderten Graphiken anbietet. Natürlich gibt es auch Firmen die Octanorm und ähnliche Systeme auf Mietbasis anbieten. Aber eben nicht jeder – und bei den unzähligen Anbietern, die sich in dieser Branche tummeln – von solchen die sich nur mit Pop-Ups und ähnlichen „Schnell und Billig-Lösungen“ beschäftigen bis hin zu den Custom Exhibit Häusern, ist es nicht einfach, den passenden ausfindig zu machen.

Montage des Messestandes
Ein Bau des Messestandes an Ort und Stelle ist in den USA pauschal nicht möglich. Aus unterschiedlichen Gründen.

Einerseits sind die meisten Messplätze stark durch gewerkschaftliche Einflüsse reguliert. Es gibt sogenannte “Right to work States”, (zum Beispiel Georgia und Florida), in denen man zwar bei der Montage selbst Hand anlegen darf, alle baulichen Tätigkeiten aber dennoch strikt verboten sind. An vielen anderen amerikanischen Messeplätzen ist selbst die Montage dem Aussteller verboten und ausschließlich den lokalen Gewerkschaftsangehörigen vorenthalten, die dieses unter strengen Richtlinien mit regulierten Arbeitszeiten und Stundensätzen machen. Verstößt man gegen die lokalen Regeln ist definitiv mit einer Schließung des Messestandes zu rechnen.

Andererseits verfügen die zur Verfügung stehenden Arbeiter oft über keine entsprechende Quali-fikation, die Stundensätze sind hoch, Auf- und Abbauzeiten gering. Manche Aussteller greifen auf sogenannte „Labor-Management Companies“ zurück. Das sind Arbeiter, die über mehr Erfahrung in der Montage von Messeständen verfügen, als jene, die der General Service Contractor zur Verfügung stellt. Teuer sind sie auch – keine Frage. Aber unter dem Strich benötigen sie oft weniger Montagestunden und produzieren bessere Qualität. Ansonsten unterliegen sie den gleichen Bestimmungen wie jeder andere Arbeiter.

Die Kosten
Es passiert nicht selten, dass deutsche Unternehmer, die zum ersten Mal in den USA ausstellen, beim Blick auf die Endsumme fassungslos den Kopf schütteln. Die Rechnung in den Staaten ist in der Tat eine andere. Darauf sollte man vorbereitet sein. Wie? Am besten durch das sorgfältige Studieren des Exhibitor Manuals.

Im Exhibitor Manual sollten sämtliche Leistungen – gleichgültig ob Monopol (Fracht, Elektrik, Stand-reinigung, Catering, etc.) oder Service (AV, Lead-Retrieval, Pflanzendekorationen, Möbelvermietung etc.) sehr genau aufgelistet, beschrieben und kalkuliert sein. Der amerikanische Aussteller setzt sich gemeinhin selbst damit auseinander und übergibt dies nicht an seinen Messebauer. Er bestellt und bezahlt selbst, um Aufschläge die sein Messebauer für die Bestellung dieser Services eventuell kalkulieren würde, zu vermeiden.

Welche Summe am Ende dabei herauskommt, ist schwer zu sagen und stark abhängig von der jeweiligen Messestadt. Örtliche Tarife und Preise, insbesondere Stundensätze können von der Ost- bis zur Westküste erheblich abweichen und sind in Las Vegas sicherlich andere als in Texas. Und natürlich bemisst sich die Summe auch von der Messe selbst, also den von Veranstalter und General Contractor festgelegten, nicht verhandelbaren Tarife für bestimmte Leistungen. Leistungen, wie den Frachttransport auf dem Messegelände zum Beispiel. Die Drayage-Kosten sind wirklich eine echte amerikanische Besonderheit. Es könnte aber auch passieren, dass nur bestimmte Standbaufirmen auf dem Messegelände arbeiten dürfen. Fehlt die eigene, muss ihre Arbeit zuvor von der Gewerkschaft genehmigt oder zumindest überwacht werden. Da sind Mehrkosten vorprogrammiert. Und noch etwas: Bestellungen nach Ablauf der „Discount Order Deadline“ werden erheblich teurer. Und auch unvoll-ständig oder unverständlich ausgefüllte Bestellungen werden später zum Normaltarif abgerechnet, auch wenn sie vor Ablauf der „Discount Order Deadline“ bestellt wurden.

Grundsätzlich können sich die im Angebot des Messebauers gelisteten Kosten also durchaus noch einmal verdoppeln. Der Messebauer weist nämlich ausschließlich die reinen Herstellungskosten von Standbau- und design aus.

Und übrigens: „Show- oder Field Services“, wie sie manchmal dennoch in den Angeboten der amerikanischen Messebauer zu finden sind, entsprechen nicht immer der Realität. Vielleicht ist der Ausweis dieser Kosten ein Entgegenkommen des amerikanischen Dienstleisters. Weil er Erfahrung mit europäischen Anfragen und Gewohnheiten hat. Dennoch: Es handelt sich hierbei um keinen tatsächlichen Preis für eine Dienstleistung des Messebauers, sondern nur um eine Plangröße. Die nicht selten niedrig gehalten wird. Vielleicht um gegenüber konkurrierenden Anbietern im Vorteil zu sein. Im Idealfall sollte also der anfragende Aussteller dem Messebauer das Exhibitor Manual zur Verfügung stellen, um unter Berücksichtigung dieser Kosten ein Angebot zu erhalten.

IHK Hannover, 20.11.17
http://www.hannover.ihk.de/ihk-themen/international.html