Das von der Wirtschaft lange erwartete Schreiben zur Umsetzung der neuen Nachweise hat das Bundesfinanzministerium nun endlich am 16. September 2013 veröffentlicht; es steht unter der Meldung zum Abruf bereit. Darin erläutert die Finanzverwaltung die Anwendung von Gelangensbestätigung & Co. Gleichzeitig gibt sie den Unternehmen noch bis zum Jahresende wertvollen Zeitaufschub.

Das heißt, laut dem Anwendungsschreiben wird es nicht beanstandet, wenn für bis zum 31. Dezember 2013 ausgeführte innergemeinschaftliche Lieferungen die Steuerfreiheit anhand der „alten“ Buch- und Belegnachweise nachgewiesen wird. Es handelt sich um eine interne Verwaltungsanweisung, die die Gerichte nicht bindet. Unter Berücksichtigung dieser Nichtbeanstandungsregelung sind die Änderungen in § 17a UStDV und die nun vorliegenden Erlassregelungen erst ab dem 1. Januar 2014 zwingend anzuwenden. 3 Monate mehr Zeit um das Unternehmen fit für die neuen Nachweispflichten zu machen!

Kernpunkte der neuen Nachweise für EU-Lieferungen
Für die Frage, durch welche Belege der Nachweis zu führen ist, wird wie bislang unterschieden in Beförderungsfälle, in denen der Kunde oder der Lieferer selbst die Ware, zum Beispiel mit Werks-Lkws, transportiert und in Versendungsfälle, in denen selbständige Dritte, zum Beispiel Spediteure, in den Transportvorgang eingeschaltet sind.

Gelangensbestätigung
Sowohl in Beförderungs- als auch in Versendungsfällen, kann der Nachweis der Steuerfreiheit neben dem Doppel der Rechnung durch die Gelangensbestätigung geführt werden, die folgende Angaben enthalten muss:

  • Name und Anschrift des Abnehmers;
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware, ggf. Fahrzeug-Identifikationsnummer;
  • Ort und Monat des Erhalts des Gegenstandes bzw. des Endes der Beförderung im Gemeinschaftsgebiet;
  • Ausstellungsdatum der Bestätigung;
  • Unterschrift des Abnehmers oder eines von ihm zur Abnahme Beauftragten.

Die Gelangensbestätigung kann in weitestgehend freier Form eingeholt werden. Es muss also nicht zwingend das von der Finanzverwaltung zur Verfügung gestellte Muster in deutscher, englischer oder französischer Sprache verwendet werden.

Sie kann aus mehreren Dokumenten bestehen, zum Beispiel aus einer Kombination aus Lieferschein mit einer entsprechenden Bestätigung über den Erhalt des Liefergegenstandes. Eine gegenseitige Bezugnahme in den entsprechenden Dokumenten ist dabei nicht erforderlich. Die Bestätigung kann zudem als Sammelbestätigung aufs Quartal bezogen abgegeben werden; für das Transport-Ende muss in diesem Fall der jeweilige Monat genannt sein.

Anstelle des Abnehmers kann ein vom Abnehmer Beauftragter die Gelangensbestätigung unterzeichnen. Dies kann zum Beispiel ein selbständiger Lagerhalter sein, der für den Abnehmer den Liefergegenstand entgegen nimmt, ein anderer Unternehmer, der mit der Warenannahme beauftragt wurde, oder in einem Reihengeschäft der tatsächliche (letzte) Abnehmer.

Die Gelangensbestätigung kann elektronisch, zum Beispiel per E-Mail, Computer-Fax, Web-Download oder im Wege des elektronischen Datenaustauschs übermittelt werden. In dem Fall kann auf die Unterschrift verzichtet werden, wenn erkennbar ist, dass die elektronische Übermittlung im Verfügungsbereich des Abnehmers oder des Beauftragten begonnen hat, zum Beispiel über den verwendeten E-Mail-Account des Abnehmers. Dabei ist es unschädlich, wenn die E-Mail-Adresse nicht vorher bekannt war sowie die Domain weder auf den Ansässigkeitsstaat des Abnehmers noch den Bestimmungsmitgliedstaat der Lieferung hinweist. Wird die Gelangensbestätigung per E-Mail übersandt, soll auch die Mail archiviert werden.

Alternative Nachweise
Soweit die Ware versendet wird, werden gleichberechtigt alternative Nachweise anerkannt. Die relevantesten Alternativen sind:

(1) Versendungsbelege, insbesondere handelsrechtliche Frachtbriefe werden anerkannt, soweit sie vom Auftraggeber des Frachtführers unterzeichnet sind und die Unterschrift des Empfängers als Bestätigung des Erhalts des Gegenstands der Lieferung enthalten. Für den CMR-Frachtbrief bedeutet das, dass die Empfängerunterschrift in Feld 24 nunmehr wieder gefordert wird. Weiterhin fallen hierunter ein Konnossement oder Doppelstücke des Frachtbriefs oder Konnossements.

(2) Wird ein Spediteur beauftragt, ist als Alternative weiterhin die Spediteurbescheinigung als Nachweisdokument zulässig; hierfür hatte sich die Wirtschaft massiv eingesetzt. Die Spediteurbescheinigung muss sich künftig allerdings auf die Bestätigung der erfolgten, nicht nur der beabsichtigten Verbringung beziehen. Neu und besser als bisher ist, dass auch die Spediteurbescheinigung elektronisch übermittelt werden kann.

(3) Nur für den Fall, dass der Spediteur vom Abnehmer beauftragt wird, kann der Nachweis auch mittels einer Spediteurversicherung über die beabsichtigte Verbringung geführt werden, wenn zusätzlich der Nachweis über die Zahlung des Kaufpreises „vom Konto des Abnehmers“ vorgelegt wird. Bei Zweifeln weist die Finanzverwaltung für diese Konstellation darauf hin, dass eine Gelangensbestätigung gefordert werden kann.

(4) Tracking & Tracing: In den Fällen, in denen der Sendungsverlauf elektronisch überwacht wird – beispielsweise bei Kurierdiensten -, genügt zur Nachweisführung die schriftliche oder elektronische Auftragserteilung sowie ein vom Transporteur erstelltes Protokoll, das den Transport lückenlos bis zur Ablieferung beim Empfänger nachweist. Bei Warensendungen, deren Wert 500 Euro nicht übersteigt, kann auf das Tracking & Tracing-Protokoll verzichtet werden, wenn zusätzlich der Nachweis über die Bezahlung der Lieferung geführt werden kann. Zudem kann bei Kurierdienstleistungen hinsichtlich der schriftlichen bzw. elektronischen Auftragserteilung auf schriftliche Rahmenvereinbarungen oder schriftliche Bestätigungen des Kurierdienstes verwiesen werden.

(5) Bei Postsendungen, in denen eine Nachweisführung mittels Tracking & Tracing nicht möglich ist, genügt eine Empfangsbescheinigung eines Postdienstleisters über die Entgegennahme der an den Abnehmer adressierten Sendung und der Nachweis über die Bezahlung der Lieferung.

Auch der Nachweis per Frachtbrief, Spediteurbescheinigung, Kurierdienst sowie Postdienstleister kann jeweils aus mehreren Dokumenten bestehen. Eine gegenseitige Bezugnahme in den entsprechenden Dokumenten ist auch dabei nicht erforderlich.

Der Vollständigkeit halber sei noch darauf hingewiesen, dass nach wie vor aus EU-rechtlichen Gründen im Einzelfall eine Nachweisführung auch anhand anderer Belege möglich ist. Dies entspricht und folgt aus der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs. Dies bietet sich aufgrund der Diskussionsanfälligkeit und gleichzeitig gegebenen hohen steuerlichen Risiken jedoch nur für Einzelfälle an.

Bitte beachten Sie, die Neuregelung betrifft nur steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen in die EU. Drittlandslieferungen sind hiervon nicht betroffen. Hier bleibt alles unverändert, das heißt der Regelnachweis ist hier der Ausgangsvermerk der Zollverwaltung.

BMF-Schreiben zur Gelangensbestätigung vom 16.09.2013

IHK Hannover, 19.09.13
http://www.hannover.ihk.de/ihk-themen/international.html